Giao dịch ngoại tệ qua ngân hàng: Hướng dẫn chi tiết quy trình từ A-Z

Trong bối cảnh nhu cầu mua bán ngoại tệ ngày càng phổ biến – từ đi du lịch, du học, thanh toán quốc tế cho đến chuyển tiền ra nước ngoài, việc giao dịch ngoại tệ qua ngân hàng trở thành lựa chọn an toàn và hợp pháp nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình, giấy tờ cần chuẩn bị hay mức tỷ giá được áp dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu toàn bộ quy trình giao dịch ngoại tệ tại ngân hàng từ A-Z, hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể thực hiện nhanh chóng, đúng quy định và tránh những sai sót không đáng có.

Giao dịch ngoại tệ qua ngân hàng là gì?

1. Định nghĩa ngoại tệ và giao dịch ngoại tệ

Ngoại tệ là tiền tệ của một quốc gia khác hoặc những phương tiện được sử dụng trong thanh toán quốc tế, như: USD, EUR, JPY, GBP, CNY… Ngoài ra, ngoại tệ còn có thể tồn tại dưới dạng séc du lịch, thẻ thanh toán quốc tế, hối phiếu hay các phương tiện chuyển tiền quốc tế.

Giao dịch ngoại tệ qua ngân hàng là các hoạt động mua – bán ngoại tệ, chuyển hoặc nhận tiền từ nước ngoài, gửi tiết kiệm ngoại tệ, thanh toán quốc tế… được thực hiện thông qua các ngân hàng thương mại đã được Ngân hàng Nhà nước cấp phép.
Hình thức này giúp người dùng đảm bảo an toàn pháp lý, tỷ giá minh bạch và giao dịch đúng quy định.

2. Các chủ thể được phép giao dịch ngoại tệ

• Cá nhân:

Được phép thực hiện các giao dịch ngoại tệ phục vụ nhu cầu hợp pháp như:

• Du học
• Chữa bệnh ở nước ngoài
• Công tác, du lịch
• Thanh toán quốc tế
• Nhận hoặc chuyển tiền thừa kế
• Chuyển/nhận tiền từ người thân ở nước ngoài

• Doanh nghiệp:

Thường giao dịch ngoại tệ nhằm đáp ứng các hoạt động kinh doanh có yếu tố nước ngoài, bao gồm:

• Thanh toán xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ
• Vay hoặc trả nợ nước ngoài
• Đầu tư trực tiếp ra nước ngoài hoặc nhận vốn đầu tư từ nước ngoài
• Thanh toán hợp đồng quốc tế

Hướng dẫn chi tiết quy trình giao dịch ngoại tệ

1. Quy trình mua/bán ngoại tệ tại ngân hàng (Phổ biến nhất)

Mua bán ngoại tệ là giao dịch được cá nhân và doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Dưới đây là quy trình chuẩn theo đúng quy định của ngân hàng:

Bước 1: Xác định mục đích và loại ngoại tệ cần giao dịch

Trước khi đến ngân hàng, người dùng cần xác định:

• Mục đích sử dụng ngoại tệ (du học, du lịch, nhập khẩu hàng hóa…) để đảm bảo phù hợp quy định của Ngân hàng Nhà nước.
• Loại ngoại tệ muốn đổi như USD, EUR, JPY, GBP, CNY…

Việc xác định đúng mục đích giúp ngân hàng xét duyệt nhanh hơn và tránh rủi ro bị từ chối giao dịch.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết

Tùy theo đối tượng, giấy tờ chuẩn bị sẽ khác nhau:

• Đối với cá nhân:

• CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng ngoại tệ như:
  • Thư mời nhập học, hóa đơn đóng học phí
  • Giấy khám chữa bệnh
  • Vé máy bay, lịch trình du lịch
  • Giấy tờ công tác, hợp đồng lao động ở nước ngoài

• Đối với doanh nghiệp:

• Giấy đăng ký kinh doanh
• Hợp đồng ngoại thương (hợp đồng nhập khẩu hoặc xuất khẩu)
• Chứng từ chứng minh nhu cầu thanh toán: invoice, packing list, tờ khai hải quan…

Chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ sẽ rút ngắn thời gian giao dịch đáng kể.

Bước 3: Thực hiện giao dịch tại quầy hoặc online

• Giao dịch tại quầy:

• Khai báo theo biểu mẫu ngân hàng
• Nộp hồ sơ và xuất trình giấy tờ
• Giao dịch viên kiểm tra, xác minh tính hợp lệ
• Thực hiện giao dịch mua/bán ngoại tệ theo tỷ giá tại thời điểm đó

• Giao dịch online (Internet Banking/Mobile App):

• Một số ngân hàng cho phép mua một lượng ngoại tệ nhỏ online
• Áp dụng cho các giao dịch đơn giản, theo hạn mức quy định
• Sau khi giao dịch thành công, tiền sẽ được ghi có hoặc trừ trực tiếp vào tài khoản

Bước 4: Nhận biên lai hoặc xác nhận giao dịch

Sau khi hoàn tất, khách hàng sẽ nhận:

• Biên lai giao dịch (nếu thực hiện tại quầy)
• Thông báo giao dịch thành công qua email/app (nếu giao dịch online)

Biên lai cần giữ lại để đối chiếu hoặc chứng minh giao dịch khi cần.

2. Quy trình chuyển tiền ngoại tệ quốc tế (Thanh toán/Hỗ trợ)

Chuyển tiền quốc tế thường dùng cho mục đích thanh toán học phí, viện phí, gia đình hỗ trợ tài chính hoặc doanh nghiệp thanh toán cho đối tác nước ngoài. Quy trình khá giống mua/bán ngoại tệ nhưng có thêm bước đặc thù.

Bước 1: Xác định mục đích chuyển tiền và loại ngoại tệ

Mục đích phải hợp pháp và phù hợp quy định của ngân hàng.

Loại ngoại tệ phổ biến: USD, EUR, GBP, AUD…

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Tương tự như quy trình mua/bán ngoại tệ, bao gồm giấy tờ nhân thân và giấy tờ chứng minh mục đích chuyển tiền.

Bước 3: Cung cấp thông tin người nhận và phương thức chuyển

Đây là bước quan trọng nhất trong chuyển tiền quốc tế.

Bạn cần cung cấp đầy đủ:

• SWIFT Code của ngân hàng người nhận
• Số tài khoản hoặc IBAN
• Tên người nhận
• Địa chỉ ngân hàng nhận
• Nội dung chuyển tiền
• Lựa chọn tốc độ gửi: chuyển thường hoặc chuyển nhanh (có phí cao hơn)

Cung cấp sai thông tin có thể khiến giao dịch bị treo hoặc hoàn lại, mất thêm phí.

Bước 4: Nhận xác nhận giao dịch

Sau khi ngân hàng xử lý, khách hàng sẽ nhận:

• Biên lai chuyển tiền quốc tế
• Mã tra cứu giao dịch (nếu có)
• Thời gian dự kiến tiền đến nơi (thường 1–3 ngày làm việc)

Các loại phí và tỷ giá khi giao dịch ngoại tệ

Khi thực hiện giao dịch ngoại tệ qua ngân hàng, khách hàng thường quan tâm nhất đến tỷ giá và các loại phí liên quan. Hiểu rõ hai yếu tố này giúp tối ưu chi phí và lựa chọn thời điểm giao dịch hợp lý.

1. Tỷ giá hối đoái (Yếu tố cốt lõi khi giao dịch)

Tỷ giá hối đoái là mức giá quy đổi giữa ngoại tệ và tiền Việt Nam (VNĐ). Mỗi ngân hàng sẽ niêm yết tỷ giá khác nhau tùy theo thị trường và chính sách riêng.

Tỷ giá Mua vào – Bán ra

Tỷ giá mua vào:

• Là mức giá ngân hàng mua ngoại tệ từ khách hàng. Bạn nhận VNĐ.

Tỷ giá bán ra:

• Là mức giá ngân hàng bán ngoại tệ cho khách hàng. Bạn trả VNĐ.

Lưu ý: Luôn tồn tại chênh lệch giữa giá mua và giá bán; giá bán luôn cao hơn giá mua.

Biên độ tỷ giá (Spread)

Spread là khoảng chênh giữa tỷ giá mua vào và bán ra.

Đây được xem như “chi phí ẩn” hoặc “lợi nhuận” mà ngân hàng thu khi thực hiện giao dịch.

• Spread càng lớn → chi phí đổi ngoại tệ càng cao
• Spread càng nhỏ → giao dịch càng có lợi cho khách hàng

Thời điểm giao dịch

Tỷ giá thay đổi theo ngày, thậm chí từng giờ.
Do đó, người giao dịch nên:

• Theo dõi tỷ giá trên website ngân hàng
• So sánh giữa các ngân hàng
• Lựa chọn thời điểm tỷ giá ổn định hoặc thấp để tối ưu chi phí

2. Các loại phí giao dịch ngoại tệ phổ biến

Ngoài tỷ giá, ngân hàng còn áp dụng một số loại phí tùy theo từng loại giao dịch.

Phí chuyển tiền

Phí chuyển tiền trong nước (nếu giao dịch ngoại tệ nội bộ):

Một số ngân hàng thu phí khi chuyển ngoại tệ từ tài khoản này sang tài khoản khác trong hệ thống.

Phí chuyển tiền quốc tế:

Thường tính theo % giá trị giao dịch (ví dụ 0,15% – 0,25%), kèm mức phí tối thiểu và tối đa.

Có thêm phí khi giao dịch gấp (urgent).

Phí OUR – SHA – BEN (rất quan trọng)

Khi chuyển tiền quốc tế, khách hàng phải chọn hình thức chịu phí:

OUR:

Người gửi chịu toàn bộ phí (phí ngân hàng gửi + phí ngân hàng nhận + phí ngân hàng trung gian).

→ Người nhận nhận đủ số tiền.

SHA:

Phí được chia đôi:

Người gửi trả phí ngân hàng gửi

Người nhận trả phí ngân hàng nhận và ngân hàng trung gian (nếu có)

BEN:

Người nhận chịu toàn bộ phí

→ Số tiền thực nhận sẽ bị trừ phí trước khi vào tài khoản.

Hình thức phổ biến nhất: SHA, vì chi phí chia đều và phù hợp cho hầu hết các giao dịch quốc tế.

Phí mua/bán tiền mặt

Một số ngân hàng áp dụng:

• Phí mua/bán ngoại tệ tiền mặt, hoặc
• Tỷ giá tiền mặt khác với tỷ giá chuyển khoản (thường kém lợi hơn)

Lý do là ngân hàng cần chi phí vận hành, kiểm đếm và bảo quản tiền mặt.

Phí dịch vụ (Service Fee)

Loại phí này áp dụng cho:

• Giao dịch phức tạp
• Hồ sơ cần kiểm tra nhiều cấp
• Thanh toán đặc thù liên quan đến xuất nhập khẩu
• Hỗ trợ truy soát giao dịch quốc tế

Mức phí tùy ngân hàng và loại nghiệp vụ.

Phí ngân hàng trung gian (Correspondent Bank Fee)

Khi chuyển tiền quốc tế, nếu đường đi của giao dịch phải qua 1 hoặc nhiều ngân hàng trung gian, sẽ phát sinh khoản phí này.

• Thường bị trừ trực tiếp vào số tiền được chuyển
• Một số quốc gia và ngân hàng có phí trung gian khá cao
• Giao dịch OUR sẽ giúp tránh bị trừ phí này